Front Office Supervisor (m/f/d)

Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Front Office Supervisor im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Front Office Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Front Office Manager.

Als Front Office Supervisor bist du für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Leitung der Schichten im Front Office und Guest Relation, inklusive Anleitung und Schulung von Front Office Agents, Auszubildenden und Praktikanten.
• Schaffung von MOWow-Momenten, die unsere Gäste überraschen und inspirieren.
• Übernahme sämtlicher Aufgaben und Schichten im Front Office und Guest Relation, einschließlich Check-in, Check-out, Kreditkartenbearbeitung, Beschwerdemanagement und Gästekorrespondenz.
• Erster Ansprechpartner für Gästebetreuung und Serviceanfragen.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Vorbereitung von Rechnungen.
• Erstellung von Berichten gemäß den MOHG-Standards.
• Aktualisierung der Registrierungskarten gemäß den MOHG-Standards.
• Präsenz am Front Office während der vorgesehenen Schichten und operative Unterstützung des Teams.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Sicherstellung, dass alle relevanten Standards bezüglich Qualität, Nachhaltigkeit und FLHSS der Rooms Division sowie Richtlinien und Vorschriften eingehalten werden.
• Entwicklung und Unterstützung von Auszubildenden und Praktikanten im Front Office.
• Bearbeitung und Aktualisierung von Guest360 und Fans of MO Profil-Daten.
• Verwaltung der Kreditlimits der Gäste.
• Aktive Werbung für unser Fans of MO-Gästeanerkennungsprogramm und Teilnahme am Upsell-Programm.
• Sicherstellung, dass die Karriereentwicklung der Kollegen priorisiert und im MO Profile Online-System dokumentiert wird.
• Aufrechterhaltung eines sehr hohen Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Pflege der Mitarbeitenden.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästebeschwerden und -kommentaren sowie angemessene Eskalation.
• Kooperation und Koordination der Teamarbeit mit anderen Abteilungen.
• Einhaltung aller relevanten Standards wie LQE und Forbes sowie kontinuierliche Weiterbildung über neue Standards in Absprache mit dem Vorgesetzten.

Als Front Office Supervisor erwarten wir von dir:

• Fähigkeit, die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung zu verstehen und umzusetzen.
• Fähigkeit, diese Vision mit anderen zu teilen und sie in deren Umsetzung zu unterstützen.
• Ständige Suche nach neuen und besseren Wegen zur Geschäftsführung und Verbesserung von Systemen.
• Praktische Unterstützung des Teams, einschließlich Check-ins/outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Die Fähigkeit, andere zu motivieren und zu inspirieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
• Vorbildliches Verhalten durch konsequente Umsetzung hoher Standards und Werte.
• Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede der Gäste und Kollegen.
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen erfolgreich zu lösen.
• Effektive mündliche, schriftliche und nonverbale Kommunikation zur Verhandlung und Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden.

Unsere Angebote für dich:

• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€365,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.
• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Front Office Supervisor (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Front Office Supervisor to join our Front Office Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the role

As Front Office Supervisor at Mandarin Oriental, Vienna, you will be part of the Front Office team and report directly to our Front Office Manager.

As Front Office Supervisor, you will be responsible for the following duties:

• Leading shifts in the Front Office and Guest Relations, including guiding and training Front Office Agents, apprentices, and interns.
• Creating MOWow moments that surprise and inspire our guests.
• Taking full responsibility for all Front Office and Guest Relations duties and shifts, including check-in, check-out, credit card handling, complaint management, and guest correspondence.
• Acting as the first point of contact for guest services and inquiries.
• Supporting billing processes and the preparation of invoices.
• Preparing reports in accordance with MOHG standards.
• Updating registration cards in line with MOHG standards.
• Maintaining a visible presence at the Front Office during assigned shifts and providing operational support to the team.
• Acting as a hotel ambassador by actively engaging with guests and colleagues.
• Ensuring compliance with all relevant quality, sustainability, and FLHSS standards within the Rooms Division, as well as all policies and procedures.
• Developing and supporting apprentices and interns within the Front Office.
• Maintaining and updating Guest360 and Fans of MO profile data.
• Managing guest credit limits.
• Actively promoting the Fans of MO guest recognition program and participating in upselling initiatives.
• Ensuring colleagues’ career development is prioritized and documented in the MO Profile Online system.
• Maintaining exceptionally high standards of personal hygiene, conduct, and grooming among team members.
• Handling guest complaints and feedback tactfully, with appropriate escalation when necessary.
• Cooperating and coordinating teamwork with other departments.
• Complying with all relevant standards such as LQE and Forbes, and continuously updating knowledge of new standards in coordination with the line manager.

What we expect from you as a Front Office Supervisor:

• Ability to understand and implement the strategic vision of the group, the hotel, and the department.
• Ability to share this vision with others and support them in its execution.
• Continuous pursuit of new and improved ways of managing the business and enhancing systems and processes.
• Hands-on support of the team, including check-ins/outs, handling guest requests, and other operational tasks.
• Ability to motivate and inspire others to achieve shared goals.
• Leading by example through the consistent demonstration of high standards and core values.
• Sensitivity to the needs and cultural differences of guests and colleagues.
• Strong problem-solving skills with the ability to successfully resolve conflict situations.
• Effective verbal, written, and non-verbal communication skills to negotiate and collaborate with internal and external customers.

Our commitment to you:

• Complimentary meals: We support employee well-being by offering practical and nutritious meals during working hours.
• Public transportation subsidy (€365): As part of our sustainability commitment, we contribute to the cost of public transport.
• Learning & Development: Your success is our success. We offer unique L&D programs tailored to every stage of your career to help you grow continuously.
• MOstay Program: If you work as hard as our colleagues do, taking time off is important. As part of the #MOfamily, you can stay at our hotels worldwide. The MOstay program includes complimentary stays and exclusive rates for you and your loved ones.
• Colleague Well-being: Work-life balance matters. We care about your health and well-being and offer various health and wellness initiatives globally.

The minimum gross monthly salary for this position, as per the collective agreement, is €2,263.00.
We are open to offering a higher salary based on your qualifications and experience.

We are fans. Are you?