Stellenausschreibung: Chef Concierge (m/w/d)

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 24 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

Als Chef Concierge werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten:
Der Chef Concierge ist verantwortlich für die gesamte Planung, Organisation und Koordination des Concierge-Desks, bestehend aus Concierge, Bell Desk und Türstehern (nachfolgend als „Concierge“ bezeichnet). Er bietet Führung und Anleitung, während er operative Unterstützung leistet und die Zufriedenheit der Gäste auf dem Niveau des Hotels und der Gruppe jederzeit aufrechterhält. Unter der Anleitung und Aufsicht des Abteilungsleiters und innerhalb der Grenzen der festgelegten Richtlinien und Verfahren der Mandarin Oriental Hotelgruppe wird der Chef Concierge sicherstellen, dass die Gäste einen herzlichen Empfang erleben, der reibungslos und effizient ausgeführt wird – wärmer als in jedem anderen Hotel. Die Gäste werden zudem eine effiziente Abreise erleben, die ein Gefühl von Wertschätzung und Anerkennung vermittelt, um bleibende positive Erinnerungen zu schaffen. Der Service wird stilvoll, durchdacht und überraschend sein, mit Liebe zum Detail und Anmut erbracht und unser orientalisches Erbe widerspiegeln.

Hauptaufgaben:

• Klärung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Concierge- und Bell Desk-Teams sowie Sicherstellung eines logischen und gut organisierten Workflows.
• Fähigkeit, alle Funktionen im Front Office gemäß den Anforderungen des Betriebs auszuführen.
• Präsenz an der Rezeption während Stoßzeiten zur operativen Unterstützung des Teams.
• Bereitstellung von „hands-on“ Unterstützung für das Team, einschließlich Check-ins/Check-outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen sowie Kollegen interagieren.
• Sicherstellung, dass alle relevanten Standards in Bezug auf Qualität, Nachhaltigkeit sowie FLHSS (Fire Life Health Safety Standards) im Rooms Division-Bereich verstanden und eingehalten werden.
• Gewährleistung einer angemessenen und effektiven Personalausstattung zu jeder Zeit, entsprechend der Belegung und Gästemischung.
• Einhaltung aller anwendbaren Standards wie LQE (Leading Quality Experience), MOQA (Mandarin Oriental Quality Assurance), SDH (Service Delivery Handbook) sowie kontinuierliche Förderung von Serviceexzellenz.
• Kontrolle und Analyse der Abteilungskosten zur Sicherstellung der Leistung innerhalb des Budgets.

Als Chef Concierge erwarten wir von Ihnen:

Berufserfahrung:

Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position im Bereich Gastgewerbe oder Hotellerie, idealerweise in einem Luxushotel.

Nachweisliche Erfahrung in der Führung und Schulung von Teams.

Fachkenntnisse:

Umfassendes Wissen über lokale Sehenswürdigkeiten, Restaurants, Veranstaltungen und Dienstleistungen.

Vertrautheit mit Hotelmanagementsystemen und Buchungssoftware.

Fähigkeiten:

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil.

Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen professionell zu bewältigen.

Hohe soziale Kompetenz und Sensibilität für kulturelle Unterschiede.

Persönliche Eigenschaften:

Charismatische Persönlichkeit mit der Fähigkeit, andere zu motivieren und zu inspirieren.

Hohe Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Erscheinungsbild.

Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Serviceexzellenz.

Teamarbeit:

Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um einen nahtlosen Service zu gewährleisten.

Bereitschaft, „hands-on“ Unterstützung zu leisten und aktiv am Tagesgeschäft teilzunehmen.

Zusätzliche Qualifikationen:

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotelmanagement oder vergleichbare Qualifikation.

Kenntnisse über Nachhaltigkeitspraktiken im Gastgewerbe sind von Vorteil.

Erfahrung mit Gästebindungsprogrammen wie „Fans of MO“ ist wünschenswert.

Wir schenken unserem/ unserer Chef Concierge weltklasse Vorteile, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: 

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe 
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen 
• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen 
• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten 
• Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen

Das kollektivvertragliche monatliche Mindestbruttogehalt für diese Position liegt bei € 2.398,00
Die Bereitschaft zur Überzahlung ist für diese Position selbstverständlich gegeben und richtet sich nach Ihren Qualifikationen und Berufserfahrungen.

Möchten Sie Teil einer spannenden Pre-Opening sein?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

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Job Posting: Chief Concierge (m/f/d)

Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 138 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 24 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental’s legendary service and direct access to the hotel’s facilities.

As Chef Concierge we expect from you:

Responsibilities:
The Chief Concierge is responsible for the overall planning, organization, and coordination of the concierge desk, which includes concierges, bell desk staff, and doormen. This role provides leadership and guidance while offering operational support to ensure guest satisfaction at the hotel and group level at all times. Under the direction and supervision of the department head and within the boundaries of established policies and procedures of the Mandarin Oriental Hotel Group, the Chief Concierge will ensure that guests experience a warm welcome that is executed smoothly and efficiently—warmer than in any other hotel. Guests will also enjoy an efficient departure that conveys a sense of appreciation and recognition, creating lasting positive memories. The service will be stylish, thoughtful, and surprising, delivered with attention to detail and grace while reflecting our oriental heritage.

Key Responsibilities:

• Clarify roles and responsibilities for the concierge and bell desk teams while ensuring a logical and well-organized workflow.
• Ability to perform all front office functions according to operational requirements.
• Be present at the reception during peak times to provide operational support to the team.
• Provide “hands-on” support for the team, including check-ins/check-outs, handling guest requests, and other duties.
• Actively engage with guests as well as colleagues as an ambassador for the hotel.
• Ensure that all relevant standards regarding quality, sustainability, and FLHSS (Fire Life Health Safety Standards) in the Rooms Division are understood and adhered to.
• Ensure appropriate and effective staffing levels at all times based on occupancy and guest mix.
• Adhere to all applicable standards such as LQE (Leading Quality Experience), MOQA (Mandarin Oriental Quality Assurance), SDH (Service Delivery Handbook), while continuously promoting service excellence.
• Control and analyze departmental costs to ensure performance within budget.

As Chef Concierge we expect from you:

• Work Experience:
• Minimum of 3-5 years of experience in a similar position within the hospitality or hotel industry, ideally in a luxury hotel.
• Proven experience in leading and training teams.
• Expertise:
• Comprehensive knowledge of local attractions, restaurants, events, and services.
• Familiarity with hotel management systems and booking software.
• Skills:
• Excellent communication skills in both German and English; additional languages are a plus.
• Strong problem-solving abilities and the capacity to handle conflict situations professionally.
• High social competence and sensitivity to cultural differences.
• Personal Attributes:
• Charismatic personality with the ability to motivate and inspire others.
• High standards regarding personal hygiene, behavior, and appearance.
• Commitment to continuous improvement and service excellence.
• Teamwork:
• Ability to collaborate with other departments to ensure seamless service delivery.
• Willingness to provide “hands-on” support and actively participate in daily operations.
• Additional Qualifications:
• Completed education in hotel management or a comparable qualification.
• Knowledge of sustainability practices in the hospitality industry is advantageous.
• Experience with guest loyalty programs such as "Fans of MO" is desirable.

We offer our Chef Concierge world class benefits, including but not limited to:

• Discounts on hotel stays and dining across the group
• Colleague recognition and reward programmes
• An exciting range of learning and development programmes
• Opportunities for promotion and transfers worldwide
• Colleague Social events and Wellness programmes

The minimum gross monthly salary for this position is € 2,398.00 according to the collective agreement.
The willingness to overpay is of course given for this position and depends on your qualifications and professional experience.

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