Mandarin Oriental Ritz, Madrid – Departamento de Finanzas

Como responsable de Cuentas a Pagar en Mandarin Oriental Ritz, Madrid, formarás parte del Departamento de Finanzas y serás responsable de gestionar y procesar los pagos que el hotel debe a sus proveedores. Esto incluye la verificación de facturas, el mantenimiento de los registros de proveedores y asegurar los desembolsos a tiempo.

Responsabilidades Principales:

• Verificar las facturas con las órdenes de compra y los registros de recepción antes de procesarlas.

• Procesar todas las facturas en el sistema para ayudar a la dirección a reconocer las posibles obligaciones y resolver cualquier discrepancia, si existiera.

• Asegurar que todas las facturas estén asignadas al código contable correcto, conforme a los estándares contables locales y los de MOHG (Mandarin Oriental Hotel Group). Cualquier factura extraordinaria (sin una cuenta contable asignada) requerirá confirmación del supervisor antes de su contabilización.

• Conciliar todos los estados de cuenta de proveedores, solicitar facturas faltantes y aclarar y documentar cualquier discrepancia.

• Preparar remesas conforme al ciclo de pagos establecido por el Director de Finanzas o su delegado, teniendo en cuenta los términos de crédito de los proveedores y coordinando con Tesorería la posición de flujo de caja del hotel.

• Identificar todas las órdenes de compra pendientes por servicios realizados o bienes recibidos, elaborando el asiento contable de provisión de fin de mes y su respaldo detallado.

• Mantener un libro de cuentas a pagar limpio y conciliado, destacando cualquier cuenta inactiva y haciendo seguimiento de todos los movimientos.

• Asegurar que todas las altas, modificaciones o bajas de cuentas de proveedores estén debidamente autorizadas y mantener un archivo que cumpla completamente con los requisitos de auditoría.

• Preparar todas las conciliaciones de fin de mes según lo designe la Dirección Financiera.

• Elaborar informes financieros y asistir al departamento en el proceso de cierre de mes para cumplir con los plazos y estándares de MOHG.

• Estar al tanto de todos los impuestos locales aplicables.

• Mantener una comunicación fluida con el Departamento de Compras, el Contable General y Tesorería para elaborar los requisitos de flujo de caja.

• Realizar cualquier otra tarea, proyecto o solicitud razonable que indique la Dirección Financiera.

Lo que Esperamos de Ti:

Requisitos Obligatorios:

• Titulación universitaria, preferiblemente en Contabilidad y Finanzas.

• Conocimientos de IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera), con una sólida comprensión de las cuestiones contables y financieras aplicables.

• Alto nivel de manejo de Excel; capacidad para montar, analizar y entender hojas de cálculo integradas e información técnica compleja.

• Dominio del inglés escrito y hablado.

• Capacidad para establecer prioridades y cumplir con los plazos.

• Buen trabajo en equipo, entusiasmo por aprender y por contribuir a los objetivos del Departamento de Finanzas y del grupo Mandarin Oriental.

Requisitos Deseables:

• Titulación universitaria en Gestión Hotelera.

• Experiencia en contabilidad dentro del sector hotelero.

• Experiencia en servicios de auditoría o puestos similares.

• Conocimiento de un segundo idioma extranjero.

• Conocimiento fiscal y normativo.

• Conocimiento de los sistemas Moreton Bay, Vision (Infor Query & Analysis), SunSystem y Datavision.

Nuestro Compromiso Contigo:

• Formación y Desarrollo: Tu éxito es nuestro éxito. Ofrecemos programas de formación y desarrollo personalizados para ayudarte a crecer en cada etapa de tu carrera.

• MOstay: Como parte de la #MOfamily, disfrutarás de noches gratuitas y tarifas preferentes en propiedades de Mandarin Oriental alrededor del mundo, tanto para ti como para tus seres queridos.

• Salud y Bienestar: Priorizamos el equilibrio entre vida laboral y personal, y ofrecemos beneficios de salud y programas de bienestar.

• Planes de Jubilación: Ofrecemos planes de jubilación flexibles, en reconocimiento a tu compromiso y contribución a largo plazo.

• Fondo Social: Acceso a un fondo de bienestar para apoyar tu calidad de vida.

• Retribución Flexible: Disfruta de un plan de retribución flexible que incluye acceso a seguro médico DKV (contribución del empleado).

• Eventos Internos y Actividades de Equipo: Participa en eventos internos y actividades de team building para fortalecer las relaciones con tus compañeros.

We’re Fans. ¿Y tú?

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As Accounts Payable at Mandarin Oriental Ritz, Madrid, within the Finance Department, is responsible for managing and processing payments owed by the hotel to its suppliers. This includes verifying invoices, maintaining vendor records, and ensuring timely disbursements.

Key Responsibilities:

• Checks invoices with purchase orders and receiving records before processing.
• Processes all invoices in the system to help the management to recognise the potential liability and will resolve any discrepancy, if any.
• Ensures all invoices are allocated to the accurate account code in line with Local and MOHG accounting standards. Any other extraordinary invoice (without GL account assigned) would require account confirmation from supervisor prior to booking.
• Reconciles all supplier statements, requests missing invoices, clarifies and documents any discrepancy.
• Prepares remittances in line with payments cycle established by the Director of Finance or delegate, ensuring credit terms of the suppliers are taken into consideration and will coordinate with the Treasury the cash flow position of the hotel.
• Identifies all outstanding purchase orders for services performed or goods received, elaborating Month-end provision Journal voucher and detailed back up.
• Maintains a clean and reconciled Accounts Payable ledger, highlighting any idle accounts and keeping a track of all movements.
• Is responsible that all new, amendment or deletion of vendor accounts are properly authorized and maintains a file to fully comply audit process.
• Prepares all End of Month Reconciliations as designated by Finance Management.
• Prepares financial reports and assists the department with the end of month reporting process to meet MOHG deadlines and standards.
• Remains acutely aware of all applicable local taxes.
• Maintains fluent communication with the Purchasing Department, the General Accountant and Treasury to elaborate Cash Flow requirements.
• Carries out any other reasonable requests/projects/tasks as directed by the Finance Management.

What We Expect from You:

Mandatory

• Bachelor’s degree. Preferably in Accounting & Finance.

• Demonstrates knowledge of IFRS (International Financial Reporting Standards) emphasizing on an overall extensive understanding of the applicable business and accounting issues, and technical accounting and financial reporting standards.

• Strong Level of Proficiency in Excel; ability to assemble, analyse, understand integrated spread sheets and complex technical information.

• Proficient in written and spoken English.

• Prioritization skills; ability to meet deadlines.

• Strong Team Player, enthusiastic to learn and accomplish the Finance Department & Mandarin Oriental Overall Goals.

Desirable

• Bachelor ‘s degree in Hospitality Management.

• Experience in Hospitality Accounting operations.

• Experience in Audit Services or equivalent.

• A second foreign language

• Fiscal and Statutory knowledge.

• Knowledge of Moreton Bay, Vision (Infor Query & Analysis), SunSystem and Datavision.

Our Commitment to You:

• Learning & Development: Your success is our success. We offer tailored learning and development programs to help you grow at every stage of your career.
• MOstay: As part of the #MOfamily, you’ll enjoy complimentary nights and attractive rates at Mandarin Oriental properties worldwide, for both you and your loved ones.
• Health & Wellness: We prioritize work-life balance and offer a variety of health benefits and wellness programs to support your well-being.
• Retirement Plans: We offer flexible retirement plans, recognizing your long-term commitment and contribution.
• Staff Welfare Fund (Fondo Social): Access to a fund supporting your overall well-being.
• Flexible Compensation: Enjoy a flexible compensation plan that includes access to DKV health insurance (employee-contributed).
• Internal Events & Team Building: Participate in exciting internal events and team-building activities to strengthen relationships with your colleagues.

We’re Fans. Are You?