Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Accounts Receivable Agent im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Finance Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Finance Supervisor.

Als Accounts Receivable Agent wirst du für folgende Aufgaben verantwortlich sein: 

• Bereitet Rechnungsstellungen und Abrechnungen für City Ledger Direktabrechnungskonten, Gruppenreservierungsblock-Abbuchungen und garantierte No-Shows mit Kreditkarte vor; bearbeitet erhaltene Zahlungen.
• Bearbeitet Rechnungsstellungen für Tourismus- und Reisebüro-Konten, vergleicht Zahlungsvoucher mit den entsprechenden Folios vor dem Versand.
• Bearbeitet Gästekredit-Anfragen, bestätigt den Erhalt von Rechnungen und hilft bei der Bearbeitung aller Gästeinformationen.
• Pflegt Akten von Hardcopy-Dokumenten und unterstützenden Unterlagen für offene Forderungen und bezahlte Rechnungen.
• Versöhnt Kreditkartenzahlungen und bucht diese zeitgerecht.
• Forschungen und beantwortet Anfragen von Kreditkartenunternehmen und Chargebacks, dokumentiert und pflegt die entsprechenden Akten.
• Überprüft das Guest Ledger / die ausgecheckten Folios mit offenen oder Guthaben, um festzustellen, ob eine Gutschrift oder Rechnung ausgestellt werden muss.
• Überträgt Salden aus dem Guest Ledger / den ausgecheckten Folios auf die entsprechenden Kredit- oder Ausgleichskonten, stellt Gutschriften aus oder bereitet Rechnungen nach Bedarf vor.
• Stellt sicher, dass Paymaster-Konten zeitgerecht und korrekt abgerechnet werden.
• Bereitet Zahlungsanforderungen für Gutschriften und Vorauszahlungsrückerstattungen vor.
• Hilft bei der täglichen Vorbereitung und dem Ausgleich der Debitoren-Rückschau.
• Bearbeitet strittige Belastungen, recherchiert und versucht, Streitigkeiten zu lösen, stellt Dokumentation zur Bestätigung der Richtigkeit der Rechnungsstellung zur Verfügung oder stellt Gutschriften nach Bedarf aus.
• Hilft bei der Vorbereitung und Übermittlung von Zahlungserinnerungsschreiben an offene / überfällige Konten.
• Unterstützt den Credit Manager bei der Durchführung von Inkassogesprächen für offene / überfällige Konten.
• Korrespondiert mit Gästen bezüglich Anfragen und Klarstellungen oder Streitigkeiten über Hotelgebühren.
• Nimmt an Abteilungsbesprechungen teil, um effektiv mit anderen Buchhaltungspersonal zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie mit den relevanten Hotelinformationen, Preisen, Aktionen, Paketen, Aktivitäten und Veranstaltungen auf dem Laufenden gehalten werden.

Als Accounts Receivable Agent erwarten wir von dir:  

• Entwickeln und vermittel  die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung.
• Suche kontinuierlich nach neuen und besseren Wegen, das Geschäft zu führen und Systeme zu verbessern.
• Biete praktische Unterstützung für Teammitglieder und andere Abteilungen.
• Demonstriere hohe Standards und Werte, indem du deine Verpflichtungen konsequent vorleben.
• Zeige Sensibilität für die Bedürfnisse sowie die kulturellen Unterschiede anderer.
• Demonstriere Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen zu bewältigen.
• Nutze effektive verbale, schriftliche und nonverbale Kommunikation, um die oben genannten Ziele zu erreichen sowie mit externen und internen Kunden zu verhandeln und zu kommunizieren.

Unsere Angebote für dich:

• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€365,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.
• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Accounts Receivable Agent (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for an Accounts Receivable Agent to join our Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within the Finance Team in Vienna, the Accounts Receivable Agent is responsible for various duties. The Accounts Receivable Agent reports to the Finance Supervisor.

As Accounts Receivable Agent you will be responsible for the following tasks:

• Prepares billing invoices and statements for City Ledger direct bill accounts, group reservation block attrition and credit card guaranteed no shows; Processes Payments Received
• Handles Tour and Travel account billings, matching payment vouchers to respective folios prior to mailing
• Handles guest credit requests, confirms subsequent receipt of invoices and assists in handling all guest inquiries
• Maintains files of hard copy, back up documentation for outstanding receivables, and paid bills
• Reconciles credit card payments, posts on a timely basis
• Researches and responds to credit card company inquiries and charge backs, documents and maintains files for same
• Reviews Guest Ledger/checked out folios with outstanding or credit balances to determine if credit or bill is to be issued
• Transfers Guest Ledger/ checked out folio balances to appropriate credit or wash accounts, issues credit or prepares bill as needed
• Ensures timely and accurate checkout of Paymaster accounts
• Prepares check request for credit balance and advance deposit refunds
• Assists in the preparation and balancing of accounts receivable recap daily
• Handles disputed charges, researches and attempts to resolve disputes, provides documentation to confirm accuracy of billing or issues credit as needed
• Assists in the preparation of 30/60/90+ day aging report for review by Director & Assistant Director of Finance
• Assists in the preparation and transmittal of letters requesting payment to outstanding/overdue accounts
• Assists Credit Manager by making collection calls to outstanding/overdue accounts
• Correspond with guests regarding queries and clarifications or disputes of Hotel charges.
• Attends departmental meetings as required to communicate effectively with other accounting personnel to ensure that they are kept current with pertinent hotel information, rates, promotions, packages, activities and events

As Accounts Receivable Agent we expect from you:

Our commitment to you:

• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€365.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.
• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

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