Estructura Organizacional

El Sales Manager, Catering, Events & Banqueting reportará directamente al Assistant Director of Catering & Events del departamento de ventas.

Estructura Organizacional

• Desarrollar y ejecutar actividades y estrategias de venta reactiva para aumentar las reservas y los ingresos del segmento de Catering y Banquetes, alineado con el presupuesto anual aprobado.
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de venta proactiva y demás departamentos del hotel para alcanzar los objetivos establecidos.
• Asegurar la generación constante de un embudo (funnel) de prospectos, teniendo como objetivo lograr la mejor conversión posible. Seguimiento de todos los leads de venta, y una vez por semana preparar la documentación y participar en la reunión de revisión del funnel.
• Responsable del ingreso preciso de información en Delphi, como ejemplo, pero no limitado a Ingresar los “Inquiry” y “Bookings”, uso de moneda primaria USD, secundaria CLP,  ingresar el “Room Rental” en USD, agregar el contacto correcto, la agenda del evento completa, y los “Sales Comments”. Actualizar a estado tentativo o definitivo de acuerdo con la evolución de cada booking. Mantener en todo momento la información actualizada de todos los bookings (contactos, actividad, pick-up, notas) independientemente de su estado (prospecto, tentativo, definitivo).
• Mantener toda la información de contactos, cuentas y actividades en Delphi según las mejores prácticas de MOHG.
• Monitorear el desempeño de las ventas y realizar análisis de mercado para identificar tendencias y oportunidades. Generación de reportes semanales y mensuales para analizar performance.
• Asegurar envío correcto y participación en RFP’s cumpliendo los plazos establecidos y analizando las necesidades de cada cuenta versus las necesidades y estrategia del hotel.
• Buscar la penetración total de las cuentas, solicitando también negocio de habitaciones, outlets, off-site catering, etc.
• Crear planes de acción trimestrales para revisarlos con el ADC&CS. Al final del trimestre, revisar el plan de acción, los objetivos de ingresos del trimestre siguiente y acordar plan de acción acorde.
• Revisar semanalmente el reporte GRC en busca de oportunidad de negocio de banquetes.
• Organizar y acompañar familiarizaciones e inspecciones del hotel para clientes y entretener regularmente a los principales clientes del hotel.
• Asegurar de que todos los leads sean respondidos en tiempo y forma y que amenidades, informativos e instructivos de visitas de inspección sean enviados cuando corresponde.
• Asegurarse de tener la aprobación del Equipo Culinario para ofrecer menús especiales.
• Asegurarse de tener la aprobación del Equipo de Servicio de Banquetes para ofrecer configuraciones de sala especiales, maximizar espacios, entre otros.
• Comprender que existen áreas públicas del Hotel que necesitan aprobación adicional por parte del EXCO para ofrecerlas a la venta, tales como: Restaurantes, Adoquines, Atrium,Terraza, Lobby, entre otros. Consultar con Assistant Director of Catering & Conference Services la viabilidad de vender esos espacios.
• Mantenerse actualizado sobre los menús de catering, configuraciones, capacidades de salones, así como de todos los servicios ofrecidos por el hotel.
• Responsable de establecer en los contratos la forma de pago y calendario de pagos en los contratos de eventos. Asegurarse de obtener la tarjeta de crédito en garantía para gastos extras, antes de la realización del evento. Crear y enviar proformas en caso de ser necesario.
• Asegurarse que los contratos y planillas sean aprobados por el cliente con su firma antes del traspaso al equipo de Conference Services.
• Asegurarse de que los clientes estén informados de las políticas del hotel en relación con permisos, seguros y certificados necesarios para trabajar en el hotel.
• Asegurarse de crear y enviar el “Guest Comuniqué” para firmas y respaldar las habitaciones complementarias que se hayan acordado por contrato.
• Asegurarse de informar al Departamento de Compras para todos los servicios adicionales que requiera el evento y se vayan a gestionar a través del hotel.
• Coordinar estrechamente y proporcionar información detallada a Conference Services al momento de hacer el traspaso de contratos firmados, para permitir que el personal de operaciones del hotel atienda eficazmente al cliente durante el evento en el hotel.
• Apoyar al Equipo de Conference Services en caso de que surja alguna duda o discrepancia al recibir un grupo o evento definido, o incluso durante la fase de la planificación y ejecución para garantizar que el evento/grupo funcione sin problemas.
• Asistir a reuniones de Morning Meeting, Revenue, Operativas, Pre-Conference, Crédito, cuando sea necesario.
• Asistir semanalmente a la Reunión de Ventas.
• Asistir a eventos/funciones de MOHG para promover las ventas y la imagen del hotel.
• Resolver conflictos y brindar soluciones a clientes y colegas de manera oportuna.
• Fomentar un ambiente laboral de trabajo en equipo. Desarrollar y mantener una buena relación con todos los departamentos del hotel.