The Company

Mandarin Oriental Hotel Group is the award-winning owner and operator of some of the world’s most prestigious hotels and resorts.  The Group now operates or has under development 46 hotels with more than 11,000 rooms in 25 countries in key business and leisure destinations.

The Hotel

Renowned Parisian designers Gilles & Boissier, have created a sophisticated residential design for the 100 rooms and 53 suites, including several one-of-a-kind specialty suites, featuring unique design elements inspired by the hotel’s historic connections to the city, Spanish culture and art.

With a stunning and meticulous restoration that celebrates César Ritz’s pioneering spirit, a prestigious central location, five restaurants and bars overseen by one of Spain’s most celebrated chefs and exceptional leisure and wellness facilities, Mandarin Oriental Ritz, Madrid is set to become the city’s most luxurious hotel.

Responsibilities

• Elaboration of Quotes and requests.
• Follow ups.
• Events confirmation: Contracts and pro-formas, deposits, payments.
• Management of clients needs and special requests.
• Events management control: releases, cancellations and payments.
• BEO, PMS coordination.
• In house event, Event coordination.
• Check up, revision and opControl, invoice revision and payments.
• Commissions.
• Post event check up and control.
• Pre/Post- Convention Meetings and organization.
• Intermediation between providers & clients.
• Site inspections and possible sales calls.

La compañía

Mandarin Oriental Hotel Group, galardonado propietario y operador de algunos de los hoteles y resorts más prestigiosos del mundo. El Grupo ahora opera o tiene en desarrollo 46 hoteles con más de 11,000 habitaciones en 25 países en destinos clave de negocios y placer.

El Hotel

Los reconocidos diseñadores parisinos Gilles & Boissier, han creado un sofisticado diseño residencial para las 100 habitaciones y 53 suites, incluyendo varias suites especializadas únicas, con elementos de diseño únicos inspirados en las conexiones históricas del hotel con la ciudad, la cultura española y el arte. Con una impresionante y meticulosa restauración que celebra el espíritu pionero de César Ritz, una prestigiosa ubicación central, cinco restaurantes y bares supervisados por uno de los chefs más famosos de España y excepcionales instalaciones de ocio y bienestar, Mandarin Oriental Ritz, Madrid se convertirá en el hotel más lujoso de la ciudad.

Gestión de sistemas (Delphi – Salesforce):

• Consulta y verificación de disponibilidad de espacios mediante el sistema Delphi (códigos de disponibilidad y color).

• Creación y gestión de solicitudes de eventos (Inquiries).

• Creación y actualización de perfiles de clientes (Accounts).

• Creación, modificación y seguimiento de bloques de eventos (Bookings), incluyendo cambios de estado y actualizaciones. • Elaboración y gestión de órdenes de servicio / Banquet Event Orders (BEOs).

• Uso del sistema con permisos de visualización y edición según se determine. Atención y soporte administrativo:

• Atención telefónica y canalización de llamadas del departamento.

• Apoyo administrativo transversal a todas las áreas del departamento de Eventos.

• Impresión y preparación de documentación operativa (menús, BEOs, listados, etc.).

• Archivo y organización de documentación física y digital.

• Elaboración y apoyo en la preparación de reportes internos. Conocimiento del departamento y tipología de eventos:

• Aprendizaje sobre la definición, estructura y organización de eventos corporativos.

• Aprendizaje sobre la definición, estructura y organización de eventos sociales. Formación en producto y eventos:

• Formación sobre los distintos productos y espacios destinados a eventos.

• Conocimiento básico del resto de los puntos de venta del hotel relacionados con eventos. Soporte operativo en eventos:

• Apoyo en la preparación previa y montaje de eventos.

• Participación activa y soporte durante la realización de eventos sociales.

• Participación activa y soporte durante la realización de eventos corporativos.